艺术设计学院横向项目操作流程
来源：院办 作者：刘欣 发布时间：2022-05-17
项目操作需符合学校相关规定，具体见下面附件：
北京林业大学横向科研项目管理办法（修订）北林科发〔2025〕1号，见下方附件
请先学习上面这二个管理文件再看下方流程。
横向项目立项操作共分以下几步：
一、双方签订合同
二、在学校科技处 的科研系统登记项目信息和认领经费
三、登录您个人的财务系统查询到账户信息
一、 签合同：
注意：
以下仅为建议经验：
合同拟定时候：学校科技处审核合同、以及财务处开具发票时会仔细审查合同标题和内容（按照国家审计的标准），如果不想把合同类别和发票类别定位设计类的（合同和发票类别需要是服务、咨询的），在合同标题和内容撰写时，不要体现“设计”等文字或内容，必须着重服务或者咨询相关内容，否则必定会被认定为是设计类的横向项目。
设计类的合同给财政上交的税费是服务或咨询类的双倍。
（一）找到合适的合同模板，有以下三种模式获得（推荐第一种）：
一般合同（指的是合同金额，100万元以下的合同），重大合同（合同金额大于等于100万的合同，重大合同需要每周三上校长会讨论），均推荐使用第一种方式获得合同模板（使用此模板100万以下合同不需要法制办进行评估，大于等于100万的合同法制办评估审核也比较方便）
合同下载地址：从北京林业大学科技处官方网站>>办事指南>> 常用下载中，下载合同模板文件（使用此模板不需要法制办进行评估）。合同模板里面不需要的项（填不了的，或者不知道怎么填的），您可以空着不填（然后请将空白处划斜杠）或者填“无”，但是不能修改和删除。
1. 强烈建议：100万以下的合同：从北京林业大学科技处官方网站>>办事指南>> 常用下载中，下载合同模板文件（使用此模板不需要法制办进行评估）。合同模板里面不需要的项（填不了的，或者不知道怎么填的），您可以空着不填（然后请将空白处划斜杠）或者填“无”，但是不能修改和删除。
注意：如不用科技处的模板，或对模板修改较大，需要提交至学校法制办进行风险评估，合同必需要符合“北林校发〔2021〕68号 关于印发《北京林业大学合同管理办法（试行）》的通知.pdf”（见下方附件）中对合同的要求；
2. 可以但不建议：如委托方有规范的合同格式，也可使用其合同格式签订合同,必需要符合“北林校发〔2021〕68号 关于印发《北京林业大学合同管理办法（试行）》的通知.pdf”（见下方附件）中对合同的要求，需要提交至学校法制办进行风险评估（需要一定时间）；
3. 可以但不建议：项目负责人自己拟写的（责任义务简单明确的）合同, 必需要符合“北林校发〔2021〕68号 关于印发《北京林业大学合同管理办法（试行）》的通知.pdf”（见下方附件）中对合同的要求，需要提交至学校法制办进行风险评估（需要一定时间）。
*学校法制办的联系方式为：行政楼222，联系电话：62338157
法制办评估合同的方式：在一表通申请用印（同时上传合同附件）后，系统会提交到法制办，通过审核后（或者未通过审核，提出修改意见项目负责人再修改后再次提交申请），到科技处才能办理合同的盖章。
温馨提示：学校的开户银行名称、地址、账号，您可以在“北京林业大学计划财务处”官网主页，拉到页面的最下方可查看！
（二）填写合同、甲方盖章、学校盖章【注意：合同一般至少需要一式两份原件，最后由委托方、项目负责人各执一份】。盖章时甲方是否已经盖章，都不影响咱们院的项目负责人申请学校的用印（也就是说甲乙双方随便谁先盖章）。
特别提醒：学校要求合同开始时间和合同签订时间，原则上要比申请用印时间晚，否则学校要求“就合同倒签原因做情况说明，由单位(项目)负责人签字并盖单位(学院)公章后，一并提交至系统备案，情况说明原件随合同文本一并存档。”
所以如非必要合同开始时间和合同签订时间，要比申请用印时间晚（比如2025年5月1日申请的用印，合同签订时间和开始时间最早为2025年5月2日）
1.用印申请，登录一表通，申请也可查看科技处网站流程(【通知】关于科研用印申请服务平台变更的通知:http://kyc.bjfu.edu.cn/tztg/392330.html)。
操作步骤如下：
一表通服务平台入口：https://ehall.bjfu.edu.cn/或登录数字北林-应用中心—一表通服务平台。
进入一表通服务平台后选择“服务大厅”，点击或搜索关键词“科研用印服务”进入“横向合同”填写申请(合同类别如甲方无特别要求，一般选“技术服务”或“技术咨询”；如选择“设计”则会开专票，开的发票收取的税点将高于前面两个选项，大概是它们的2倍。）。用印类型如不是甲方特殊要求，请选择“北京林业大学技术合同章”。
2.联系学院科研秘书进行线上审核，然后等学院科研副院长、学校各部门相关老师审核，关注审核状态（自己点击申请表单可以查看到目前审核在哪个环节中），通过后（一般企业微信会收到消息和流水号、以及去盖章的具体地址），【盖章去东区食堂地下一层师生服务中心用印】（未通过请根据表单中审核老师反馈的意见修改后再次提交申请）。
3、注意：合同甲乙双方签字（一般为手写签名）盖章完成后，务必请进入一表通系统中“我的任务”-“我的待办”-“待处理”点进去找到上传合同处，上传彩色扫描版“签字盖章”的完成合同。该项工作如不完成，同一项目负责人无法申请下一个横向项目的用印（系统设置限项）
针对申请科研用印和填写科研系统中大家出现的高频问题，科技处已经整理成在线文档（含使用流程和解决办法），供各位老师参考。请大家收藏，如有需要可查看。文档链接如下：
【腾讯文档】科研用印审批高频问题
https://docs.qq.com/doc/DV3ltZWdab3BqQ1Jp
（三）、 学校盖章和横向项目的合同编号：
系统审核用印后，从系统中的“科研用印审批表-横向合同-之前申请的表单”可以看到里面有一条是“合同编号”，此编号就是您未来在科研系统中填写信息时录入的合同编号，且从企业微信中会收到完成审批的通知和业务流水号，之后直接带着合同和已知的业务流水号去科技处或党政办，办理科技处或学校盖章。【盖章去东区食堂地下一层师生服务中心用印】（具体盖章地址，系统发流水号的同时应该会提示）】
二、在学校科技处 的科研系统登记项目信息和认领经费：
1、科研系统中登记项目信息：
委托方（甲方）资金打入学校账户之后，
（1）在项目负责人的科研系统中填写横向项目资料（具体可查看学院主页“科研系统中新增项目信息：http://ad.bjfu.edu.cn/jxky/kcjs/365593.htm”，或者下方附件教程“科研业务培训-第一场-如何在科研系统立项和办理经费到账-20211103.pdf”）。填写项目信息，之后提交等待学院科研秘书审核（此时到账信息不填，需要等项目信息状态显示“学校审核通过”后，才能“认领”经费，认领的步骤查看下方“2”），学院审核通过，还需学校审核通过。（如显示学院或学校审核不通过，请您在科研系统中，找到您填写的这条项目信息，点击这个项目的项目名称查看右上角“审核记录”，有具体不通过的原因，请按照驳回意见修改后再次提交，等待审核。）
（2） 财务处开入账证明材料和开发票：可以查询到甲方资金到学校账上后申请发票，也可以先申请发票甲方再打款（票据申请里面照实填写否到账）。
共分2步：
a.登录项目负责人自己的财务处系统，查询到甲方打款的信息。（可以查看到全校所有的打款信息，耐心查找到自己的甲方公司名字和对应金额，这一步是要既确认打款到学校，还要记下财务的对冲号，后面去科研系统需要填）
b.登录项目负责人的数字北林，申请票据。（所有人都得开票，要不然没法获得财务处的到账查询单，就没法认领经费。这一步才能获得财务的到账查询单后面去科研系统经费认领时候上传附件）
下面是详细的方法：
a. 查询甲方打款到学校的记录：（这个在项目经费认领时候会需要在科研系统填写到这个对冲号，一定要保存好）
甲方打款后，自行登陆您本人的财务网报系统，点击“财务查询系统”——点击“来款信息”查询。
来款信息查询步骤参考下面截图：
点查询，找到自己的那一笔款项，注意复制好“对冲号”（这个对冲号在后面去科研系统认领经费时候会用到）。
b.票据申请：（1、申请开票后，财务处会回发一个带税费的文件（下面的图2），这个在项目经费认领时候，提到的“请上传财务处出具的到账查询单截图”，就是上传的这个；2、可以根据此申请去财务处拿给甲方开的发票）
申请路径：数字北林-事务e办-搜索“票据申请”，点击票据申请-跳转申请页面-点击立即申请，按照要求填写信息后提交申请。
图1
申请完后，财务处处理完，老师可以去申请表单看财务处发来的一个文件，这个文件就是后面在科研系统经费认领时上传的“财务处出具的到账查询单截图”，也就是下面这个“图2”
图2：财务处会回发一个带税费的文件就是这样的（申请表单中查找）
2、认领经费
待科研系统中项目信息显示“学校审核”通过后（此时确认甲方经费已到学校账户中，也就是上面 1 操作完成后），注意：认领经费填写后不由学院科研秘书进行审核（学院没有审核权限），是由科技处和财务处直接审核（约一周时间）。项目负责人在科研系统-我的经费中-点“经费认领”【经费认领填写和操作流程参考下方附件“经费认领模块操作指南挂网0607”。经费到账截图、管理费科研条件支撑费、增值税的填写可以看下面红色字体的注意的1-2】。等待学校科技处和财务处审核，显示学校审核通过后，完成本次上账操作。
*注意：
1、经费认领时候填写管理费、科研条件支撑费、
（1）学校收取技术开发合同、技术服务合同、技术咨询合同实到经费的5%作为科研管理费，2%作为科研条件支撑费。
（2）学校收取设计合同实到经费的5%作为科研管理费，不收取科研条件支撑费。（但是开发票的税费是技术开发合同、技术服务合同、技术咨询合同的双倍及以上，所以非甲方特别要求不推荐签订设计合同），需要在经费认领填写中自行计算后填写；
（3）经费认领中，上传的图是财务处开具的发票的票据的截图（申请开票后，财务处会回发一个带税费的文件申请表单中找，示例在上面的图2）;
2、增值税税金、增值税附加的填写：
增值税税金、增值税附加，按照财务处开发票时候发票上面显示的数额一模一样填写即可。
三、登录您个人的财务系统查询到账户信息：
以上二步都操作完成后，大概1-2周左右，可以查看您的计划财务处账号，如果出现了和合同名称、经费一致的名目，且有一个200开头的财务账号了，就是已经成功入账，可以使用经费了。
艺术设计学院
2024年11月
